Infobrief für Laufveranstaltungen 2014 (Nr. 52)

An alle Laufveranstalter,

wie im vergangenen Jahr, finden auch in diesem Jahr zwei Terminbörsen dezentral statt.

Sie haben die Möglichkeit zur Teilnahme am

Freitag, 19. September 2014, 19:00 Uhr

im großen Saal im Haus des Sports,
56075 Koblenz, Rheinau 11

oder

Europäische Sportakademie, 54292 Trier, Herzogenbuscher Str. 56

Mit dem heutigem Schreiben erhalten Sie die Tagesordnung.

Tagesordnung

1. Informationen
2. Terminabgleich Läufe 2015
3. Lauf-Saison 2016 - Änderung der DLV Gebührenordnung-
4. Verschiedenes

Zwecks Organisation der Unterlagen und Verpflegung bitten wir um Rückmeldung (auch bei Absagen) fernmündlich (0261-13 51 23) oder per E-Mail an info(at)lvrheinland.de unter Angabe des Ortes, an dem Sie teilnehmen werden, bis zum 12.09.2014.

Alle wichtigen Informationen können Sie auf unserer Homepage unter www.lvrheinland.de -> "Breitensport" ->"Laufveranstaltungen" finden.

Im Überblick hier die wichtigsten Termine:

12. September 2014 - Abgabetermin Anmeldeformular Laufveranstaltung und Anmeldung zur Terminbörse
19. September 2014 - Terminbörse
23. Oktober 2014 - Annahmeschluss für kostenlose Terminaufnahme in den DLV-Laufkalender
23. Oktober 2014 - Anzeigenschluss für Anzeige im LVR-Laufkalender (Normalpreis)
13. November 2014 - Annahmeschluss für kostenlose Aufnahme in die Auflistung des LVR-Laufkalender (eine Zeile)
13. November 2014 - Anzeigenschluss für Anzeigen im LVR-Laufkalender zu erhöhtem Preis.

Die beiliegende Terminaufstellung der Läufe 2015 ist eine reine Vorschlagsliste. Alle Termine werden erst am Tag der Terminbörse vom jeweiligen Veranstalter bekanntgegeben und nach Prüfung endgültig festgesetzt.

Somit sollte jeder Veranstalter oder ein Vertreter seinen Termin schriftlich, durch Abgabe des Formulars "Antrag auf Genehmigung einer Laufveranstaltung", bis zum 12. September 2014 bei der Geschäftsstelle bekanntgeben. Nachzügler müssen sich der auf der Terminbörse beschlossenen und der danach im Internet veröffentlichten Terminliste fügen.

Als Anlage haben wir Ihnen das Anmeldeformular mit Ihren bisherigen Kontaktdaten und dem geplanten Termin beigefügt. Wir bitten Sie, diese zu kontrollieren, gegebenenfalls zu ändern und das Formular ab dem Punkt „Art der Strecke“ gemäß der Checkliste auszufüllen.

Hinweis für alle Straßenlaufveranstalter:
- Streckenvermessungen werden nur noch max. zweimal verlängert
- Die Verlängerung der Streckenvermessungsprotokolle ist innerhalb der Gültigkeitsdauer zu beantragen
- Alle abgelaufenen Protokolle werden ein Jahr nach Ablauf der Gültigkeitsdauer gelöscht
- Zur Verlängerung müssen sowohl der Verlängerungsantrag als auch die Bestätigung des Vermessers eingereicht werden.
- Sollte der ursprüngliche Streckenvermesser nicht mehr aktiv sein, ist es möglich, dass ein anderer Vermesser des DLV die Verlängerung bei Vorliegen des Vermessungsprotokolls bestätigt. Hierzu ist i.d.R. eine Kontrollvermessung erforderlich; das liegt im Ermessen des Streckenvermessers.

Im Nachgang zur letztjährigen Terminbörse möchten wir Sie daran erinnern, dass Walking und Nordic Walking innerhalb von Laufveranstaltungen nur als Rahmenwettbewerbe durchzuführen sind. Die Zeiten der Teilnehmer sind zu erfassen und auf Urkunden zu dokumentieren, allerdings findet keine Altersklassenwertung statt. Der Zieleinlauf soll nur in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt werden.

Der DLV schlägt vor, folgende Formulierung in die Ausschreibung Ihrer Laufveranstaltung aufzunehmen:

„Der Teilnehmer erklärt sich damit einverstanden, dass seine mit der Meldung abgegebenen personenbezogenen Daten und die im Zusammenhang mit der Veranstaltung gemachten Fotos, Filmaufnahmen und Interviews in Rundfunk, Fernsehen, Werbung, Büchern, fotomechanischen Vervielfältigungen ohne Vergütungsanspruch des Teilnehmers genutzt und an die Sponsoren und Partner der Veranstaltung weitergegeben werden dürfen.“

Veranstalter, die einen Lauf über eine amtlich vermessene Strecke (10km, Halbmarathon, Marathon) durchführen, sollten laut DLV einen zusätzlichen Passus in ihre Teilnahmebedingungen aufnehmen:

„Der Teilnehmer erklärt sich damit einverstanden, dass sein bei der Veranstaltung erzieltes Laufergebnis (Ziel- und Zwischenzeiten in Stunden, Minuten, Sekunden) zusammen mit seinem Vor- und Nachnamen sowie seinem Geburtsjahr, seiner Vereinszugehörigkeit und/oder seinem Wohnort an den Leichtathletik-Verband Rheinland (LVR) sowie an den Deutschen Leichtathletik-Verband (DLV) weitergegeben werden darf. Der LVR und der DLV werden diese personenbezogenen Daten ausschließlich zum Erstellen von Bestenlisten verwenden.“

Die beiden Ergänzungen sollten nur in den Teilnahmebedingungen und Ausschreibungen aufgenommen werden, jedoch nicht in den Anzeigen im LVR-Laufkalender.

Abschließend möchten wir alle Veranstalter an ihre Pflicht zur Abgabe des Laufveranstaltungsberichtes innerhalb von 10 Tagen nach Veranstaltung (gemäß DLO Anhang 4 § 8.4) erinnern. Liegt der Bericht nach 30 Tagen nicht vor, ermittelt die Geschäftsstelle auf der Basis der Ergebnisliste die Anzahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Für diesen Mehraufwand wird die doppelte Genehmigungsgebühr berechnet (LVR Gebührenordnung §3).

Beigefügt erhalten Sie das Schreiben des DLV vom 01.08.2014, in dem auf die Änderungen der DLV Gebührenordnung zum 01.01.2016 hingewiesen wird.

Mit freundlichen Grüßen

Leichtathletik-Verband Rheinland