Eine gute Vorbereitung ist der halbe Erfolg. Gehen Sie daher in der Planungsphase möglichst gründlich und systematisch vor – das erspart Zeit und Geld!
Die folgenden Tipps und Empfehlungen sollen Ihnen dabei helfen. Sie sind bewusst so allgemeingültig gehalten, dass sie auf alle Sportarten der Trimm-Spiele anwendbar sind. Dabei hat sich eine Einteilung nach den vier Arbeitsschwerpunkten
in der Praxis bewährt. Zusätzlich werden die wesentlichen Planungsschritte in chronologischer Reihenfolge in Form von Checklisten zusammengefasst.
Auch wenn in vielen Fällen der Veranstaltungsort durch die Sportart (Halle, Schwimmbad usw.) bereits festgelegt ist, sollten folgende Kriterien bei der Wahl des Veranstaltungsortes beachtet werden:
Um möglichst viele Menschen anzusprechen, kann es sinnvoll sein, die Veranstaltung nicht auf herkömmlichen Sportanlagen durchzuführen, sondern dorthin zu gehen, wo Menschen sind. Dafür kommen in Frage:
Legen Sie den Termin für Ihre Veranstaltung frühzeitig fest. Berücksichtigt werden dabei sollten:
Prüfen Sie, ob die Zusammenarbeit mit anderen örtlichen Veranstaltern sinnvoll ist. Auf diese Weise lassen sich neue Teilnehmerkreise für Veranstaltung ansprechen. In Frage kommen:
Nicht vergessen – überprüfen Sie, ob für die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung ein Versicherungsschutz besteht. Dabei gilt generell:
Mitgliedsvereine der Landessportbünde/Verbände Thüringen, Sachsen, Berlin, Hamburg, Schleswig-Holstein, Bremen, Hessen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pflalz, Niedersachsen und Baden-Württemberg brauchen für die Teilnehmer - Mitglieder wie Nichtmitglieder - keine Versicherung abzuschließen – die Sportversicherungsverträge dieser Verbände schließen die Teilnehmer mit ein.
Ohne die Beachtung einer Reihe von Vorschriften und Regelungen geht es bei der Organisation einer Veranstaltung oft nicht. Doch keine Angst vor zuviel Bürokratie. Ein persönliches Gespräch mit der zuständigen Kontaktperson verhindert im Regelfall Komplikationen bei:
Prüfen Sie, ob es zur Deckung Ihrer Kosten sinnvoll ist, eine Teilnahmegebühr zu erheben. Um auch Familien das Mitmachen zu ermöglichen, werden folgende Gebühren empfohlen:
3,00 bis 5,00 Euro für Jugendliche
4,00 bis 6,00 Euro für Erwachsene
ggf. einen besonderen Familienpreis.
Gegen eine geringere Teilnahmegebühr sollte auch „die Teilnahme ohne Auszeichnung angeboten werden.
Machen Sie Ihre Veranstaltung zu einem geselligen Ereignis. Auf diese Weise wird der Zusammenhalt unter den Vereinsmitgliedern gestärkt, neuen Mitgliedern wird der Zugang zu Ihrem Verein erleichtert.
Möglichkeiten, den geselligen Aspekt der Veranstaltung zu fördern, gibt es viele:
Auch die Kinder sollen auf ihre Kosten kommen. Ein kleines Spielfest oder ein Malwettbewerb wird auf die Zufriedenheit der Eltern stoßen. Die können sich dann ungestört ihrer sportlichen Betätigung widmen.
Laden Sie Vertreter des öffentlichen Lebens (Bürgermeister, Sportler, Umweltbeauftragte usw.) ein und organisieren Sie Diskussionen zu sportrelevanten Themen ggf. auch am Vorabend der Veranstaltung.
Findet Ihre Veranstaltung am Sonntagvormittag statt, dann sollten Sie nach Absprache mit der örtlichen Kirchengemeinde prüfen, ob zu Beginn der Veranstaltung für die Teilnehmer ein Gottesdienst angeboten werden kann.
Bieten Sie bei kleineren Veranstaltungen den Teilnehmern am Ende, ggf. im Vereinsheim, die Gelegenheit zum geselligen Beisammensein an, z.B. im Rahmen eines gemeinsamen Eintopfessens. Ein Info-Stand Ihres Vereins und eine Musikkapelle runden das Programm ab und lassen die Veranstaltung gemütlich ausklingen. Während der Veranstaltung geknüpfte Kontakte – auch zum Verein – können so ausgebaut werden.
Bereichern Sie Ihr Programm mit für das Publikum interessanten Aktionen wie Einlagespiele und Ulkwettbewerbe mit Prominenten sowie Vorführungen anderer Vereine und Gruppen. Nutzen Sie die Chance, die Angebotspalette Ihres Vereins möglichst umfassend darzustellen und für den Verein zu werben.
Grundsatz:Für die Bearbeitung ist grundsätzlich der Volkslaufwart zuständig,bei dem der Todesfall auftritt, egal aus welchem Bundesland der Verstorbene kommt.
Folgende Arbeitsschritte sind erforderlich:
F.d.R.d.A.: Claus Baumann
Berater VL im DLV
| Maßnahmen | Termin | Bemerkung | zuständig |
| Erste Planungsgespräche mit interessierten Personen bzw. Organisationen | 5 Monate vorher | ggf. Kooperation mit anderen Vereinen bzw. Einbindung in bestehende Veranstaltungen (Stadtteilfest usw.) | |
| Vereinsbeschluss über Durchführung | 3-4 Monate vorher | ||
| Bildung eines Arbeitsteams | kleine Teams arbeiten oft flexibler und ökonomischer | ||
| Terminfestlegung | |||
| Festlegung des Veranstaltungsortes | |||
| Genehmigungen einholen (z.B. Nutzung des Veranstaltungsortes) | |||
| Etatplan festlegen | |||
| Anmeldung der Veranstaltung bei der zuständigen Meldestelle (LVR/VL) | September | Anmeldevordruck | |
| Überprüfung des Versicherungsschutzes | |||
| Benachrichtigung und Kontakte mit Behörden | |||
| ggf. detaillierte Ausschreibung erstellen | |||
| Eingang der Genehmigung von der Anmeldestelle | 10 Wochen vorher | ||
| ggf. nimmt die Voranmeldestelle Ihre Arbeit auf | in Abhängigkeit von der Größe der Veranstaltung | ||
| Festlegung des Gerätebedarfs | |||
| Helfertreffen | 4 Wochen vorher | Einweisung der zum Einsatz kommenden Helfer | |
| Überprüfung Etatplan | |||
| Absprache bzgl. der Verpflegung von Teilnehmern und Helfern | |||
| Zusammenstellung der benötigten Geräte | |||
| Kennzeichnung der Anfahrtswege und Parkplätze | am Tage vorher | Markierungspfeile | |
| Herrichten des Veranstaltungsortes bzw. der Strecke | Transparente, Ausgabestelle für Teilnehmerkarten, Toilettenwagen, Bühne usw. | ||
| Abschlussbesprechung | |||
| Überprüfung aller Einrichtungen und Installationen | vor Beginn am Veranstaltungstag | inkl. Markierung von Strecken, Parkplätzen usw. | |
| Helfer nehmen Plätze ein | |||
| Empfang und Begrüßung der Ehrengäste, Medienvertreter und Teilnehmer | |||
| Ausgabe der Teilnehmerkarten | während der Veranstaltung | ||
| ggf. Abwicklung eines Rahmenprogramms | |||
| Säuberung der Veranstaltungsgeländes | nach der Versammlung | Einsammeln der Streckenmarkierung nicht vergessen | |
| Abrechnung insgesamt | |||
| Abgabe des Veranstaltungsberichtes | an den zuständiges Fachverband (LVR/VL) | ||
| Schlussabrechnung | |||
| Helferparty | |||
| Abschlussbericht | in Hinblick auf nächste Veranstaltungen gilt: Erfahrungen schriftlich festhalten |
Die gut organisierte Vorbereitung und Durchführung einer Veranstaltung ist ein Muss. Doch der Erfolg der Veranstaltung hängt letztlich davon ab, wie viele Teilnehmer angelockt werden konnten. Dies ist die Aufgabe der Werbung und Öffentlichkeitsarbeit. Gerade heute, wo sich jede Veranstaltung gegen vielerlei Konkurrenz behaupten muss, kommt ihr zentrale Bedeutung zu.
Wie stark Sie die Werbetrommel rühren können, hängt selbstverständlich von Ihren personellen und finanziellen Voraussetzungen ab. Allerdings muss gute Werbung nicht immer teuer sein:
Durch die zunehmende Verbreitung der privaten Anbieter hat sich eine stärkere Regionalisierung der Berichterstattung entwickelt. Überdies sind neben dem Spitzensport auch Themen des Breitensports interessant geworden. Eine Kontaktaufnahme mit den lokalen Rundfunk- und Fernsehstationen lohnt sich deshalb allemal. Auch wenn eine umfassende Berichterstattung nicht zustande kommen sollte, viel ist schon erreicht, wenn Ihre Veranstaltung in den „Veranstaltungskalender" aufgenommen wird.
Vor Ort ist die Tageszeitung Ihr wichtigster Partner (s. Tipps für die Zusammenarbeit mit der Presse). Neben der regelmäßigen Berichterstattung kann es weitere Formen der Kooperation geben: Sonderseite, kostenlose Beilage von Handzetteln, Verlosungsaktion usw. In manchen Fällen sind Zeitungen bereit, sich als Partner bzw. Sponsor zur Verfügung zu stellen. Ansprechpartner dafür finden Sie meist in der entsprechenden Werbeabteilung. Vergessen Sie nicht Amtsnachrichten, Kirchenblätter und Anzeigenblätter. Letztere haben den Vorteil, dass sie alle Haushalte erreichen und meist einmal pro Woche erscheinen.
Weisen Sie ausführlich und rechtzeitig auf Ihre Veranstaltung hin und bitten Sie die Vereinsmitglieder, Freunde und Bekannte mitzubringen.
Ca. 8 Tage vor Ihrer Veranstaltung sollten Sie gezielt die Handzettel verteilen. Dafür empfehlen sich größere Veranstaltungen (Zuschauer bei sportlichen Großereignissen, Straßenfeste, langer Samstag in der Innenstadt), Orte mit regelmäßigem Publikumsverkehr (Schulen, Behörden, Ärzte, Geschäfte usw.) und stark frequentierte, zentrale Punkte (Fußgängerzonen, Tankstellen usw.). Organisieren Sie besondere Aktionen wie Postwurfsendungen durch Vereinsjugend usw. Die eingedruckten Informationen sollten sich auf das Wesentliche beschränken (Ort, Zeit).
Ca. 2-3 Wochen vor Ihrer Veranstaltung sollte gezielt plakatiert werden. Auch hier gilt: kurzer, knapper Text. Planen Sie einen sinnvollen Verteiler (Handel, Tankstellen, Schulen, Behörden usw.), und plakatieren Sie bei Bedarf nach.
Senden Sie Einladungen an die örtlichen Vereine und Organisationen, wie Seniorengruppen, Schulen, Feuerwehr, Jugendgruppen usw.
Diese kostenlose Möglichkeit wirkt am Besten bei Familienmitgliedern, Freunden und Bekannten, Arbeitskollegen usw.
Besondere Öffentlichkeitswirksamkeit kann durch die Teilnahme von Prominenten (Bürgermeister, bekannte Sportler der Region usw.) an der Veranstaltung erzielt werden.
| Tipps | Erläuterungen |
| 1. Persönlicher Kontakt | Ein persönliches Gespräch mit dem zuständigen Redakteur ist die Basis für eine effektive Zusammenarbeit |
| 2. Verwendung der sechs „Ws" | Orientieren Sie sich beim Verfassen Ihres Textes an den sechs „Ws" „wer, was, wann, wo, warum, wie" |
| 3. Kurz und bündig | Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und verzichten Sie auf überflüssiges Füllwerk |
| 4. Druckfertige Pressetexte | Verfassen Sie Ihre Texte auf DIN A4-Papier in Druckschrift. 1 ½-zeiliger Abstand und ausreichender Rand erleichtern das Lesen und ggf. Korrekturen. |
| 5. Am Ball bleiben | Halten Sie regelmäßig Kontakt mit dem zuständigen Redakteur, ohne aufdringlich zu sein. |
| 6. Umfassende Ansprache | Nehmen Sie Kontakt mit allen erreichbaren Medien auf, das gegeneinander Ausspielen von Medien bringt nur kurzfristig Erfolg. |
| 7. Kontaktpflege | Unabhängig vom Erfolg Ihrer Bemühungen: Lassen Sie den hergestellten Kontakt zu einem Redakteur nicht abreißen – Vielleicht klappt es beim nächsten Mal. |
| Maßnahmen | Termin | Bemerkung | zuständig |
| Entwicklung eines Maßnahmenkataloges | ca. 5 Monate vorher | realistische Einschätzung der Anzahl der Arbeitsschritte auf Grund der personellen und finanziellen Voraussetzungen | |
| ggf. Ernennung eines Verantwortlichen | die Medien benötigen einen offiziellen Ansprechpartner | ||
| Kontaktaufnahme mit der örtlichen/regionalen Geschäftsstelle der KKH und GEK | Absprache gemeinsamer Werbemaßnahmen u.a. Start/Ziel- Transparente reservieren | ||
| Festlegung der Stück-zahlen des Werbe- und Organisationsmaterials sowie der Medaillen | Realistische Stückzahlen angeben | ||
| Angebote für Eindruck in die gelieferten Plakate und Handzettel einholen | ca. 3-4 Monate vorher | ggf. erklärt sich eine örtliche Druckerei zur Übernahme des kostenlosen Eindrucks bereit | |
| Hinweis in Vereinszeitung | |||
| Beschaffung sämtlicher Adressen der Medien im Einzugsgebiet | notwendig für Aufbau eines lückenlosen Informationsnetzes | ||
| Kontaktaufnahme und Absprache mit Medien | persönliches Gespräch wird empfohlen | ||
| Festlegung des Eindrucks des Textes in Plakate, Handzettel usw. | ca. 8 Wochen vorher | Text sollte kurz und knapp sein (Ort, Zeit) | |
| Eindruck in Handzettel und Plakate vornehmen | |||
| Einladung von Ehrengästen | persönliches Anschreiben ggf. des Vereinsvor-sitzenden | ||
| Werbebriefe an örtliche Institutionen | Senioren- und Jugendgruppen, Kirchengemeinden, Schulen usw. | ||
| Aushang im Schaukasten des Vereins | |||
| regelmäßige Herausgabe von Pressemeldungen | ca. 2-4 Wochen vor der Veranstaltung | ||
| ggf. Einladung zur Pressekonferenz | in Abhängigkeit von der Größe der Veranstaltung | ||
| Aushang der Plakate | Geschäftsstellen der Förderer nicht vergessen | ||
| Lautsprecherdurchsagen bei örtlichen Veranstaltungen | in der Pause von Fußballspielen u.ä. | ||
| ggf. Durchführung der Pressekonferenz | ca. 1 Woche vor der Veranstaltung | ||
| Verteilung der Handzettel | Postwurfsendungen, Beilagen in Zeitungen usw. | ||
| ggf. Nachplakatierung | |||
| Durchführung besonderer Werbeaktionen | Aktionsstand an Samstagen in Fußgängerzonen | ||
| letzte Pressemeldung an die Medien | ggf. mit besonderem Aufhänger | ||
| Transparente anbringen | am Veranstaltungstag | Umweltaspekte berücksichtigen wie keine Nägel verwenden usw. | |
| Begrüßung und Betreuung der Ehrengäste und Medienvertreter | ggf. Einrichten eines besonderen Treffpunktes bzw. Bestimmung eines Betreuers | ||
| Berichterstattung an die Medien | sofort nach Ende der Veranstaltung ggf. Fotos nachreichen | ||
| Nachbetrachtung ggf. mit Foto in der Presse, Vereinszeitung usw. | nach der Veranstaltung | ||
| Erstellung einer Dokumentation | als Erinnerung und Ansporn, weitere Veranstaltungen zu organisieren | ||
| Dankesschreiben an Helfer, Prominente usw. | persönlicher Brief des Vereinsvorsitzenden | ||
| Abgabe der Veranstaltungsberichte | bitte vollständig ausfüllen |
Einteilung der Altersklassen:
Maßgebend für die Zugehörigkeit zu einer Altersklasse ist das Geburtsjahr.
Die Veranstalter können innerhalb der Bereiche:
Wertungsklassen nach Bedarf zusammenfassen.
Die möglichen Wettbewerbe und Streckenlängen der einzelnen Altersklassen haben der
zu entsprechen. Im Volkslauf und Volksgehen erfolgt der Start klassenweise gemeinsam. Beim Jogging/Traben und Wandern kann jederzeit gestartet werden, wobei Start- und Zielzeiten auf der Startkarte vermerkt werden. Die Teilnahme ist für jeden offen, Mitgliedschaft in einem Verein ist nicht erforderlich.
Um für alle Alters- und Könnensstufen die geeigneten Betätigungsmöglichkeiten zu schaffen, sollen die Ausschreibungen zu den einzelnen Wettbewerbsarten so gehalten sein, dass Familien gemeinsam in den verschiedenen Klassen an den Start gehen können.
Für die Organisation der Veranstaltung sowie für die Auszeichnung und die Verpflegung ist ein Startgeld zu zahlen. Das Startgeld beinhaltet den Wert der Auszeichnung sowie die Verpflegung, die an die Teilnehmer ausgegeben wird. Bei Verzicht eines Teilnehmers auf seine Auszeichnung ermäßigt sich das Startgeld.
Sofern nicht die bei Sportveranstaltungen üblichen Startnummern verwendet werden, erhält jeder Teilnehmer eine Startkarte, die mit seinem Nahmen, Wohnort und der Wettkampfklasse versehen wird; sie ist während des Wettbewerbes mitzuführen und am Ziel abzugeben. Damit eine ordnungsgemäße Feststellung der Einlauffolge und Zeitnahme gewährleistet ist, sind Einlaufkanäle einzurichten und möglichst Stempeluhren oder Zeitdrucker einzusetzen.
Ort/Strecke
Zeit
In den Monaten Juni, Juli und August müssen die Langstreckenwettbewerbe für Strecken ab 25 km um 8.00 Uhr und für Strecken unter 25 km um 9.00 Uhr beginnen. Es ist auch zulässig, die Langstrecken ab 18.00 Uhr durchzuführen. Für die Monate Mai und September gelten sinngemäß die Startzeiten um 9.00 Uhr und 10.00 Uhr bzw. 17.00 Uhr. An Hitzetagen mit Temperaturen über 20°C und bei hoher Luftfeuchtigkeit hat der Veranstalter dafür zu sorgen, dass an den Lauf- und Gehstrecken genügend Erfrischungsstellen (Wasserstellen) verfügbar sind. Unter Erteilung von Auflagen können die LV Ausnahmen genehmigen.
Bedarf
Autor: Günter Bruchhaus
